Für die Wettfahrtgemeinschaft Dümmer e.V. hat Bunte – Technologie & Kommunikation eine strategisches Konzept für eine Neuausrichtung der Aussendarstellung und des Meldesystems erarbeitet und umgesetzt. Dabei wurde das Meldesystem für Regatten auf eine neue, onlinebasierte Plattform umgestellt. Ausserdem haben wir eine Softwareevaluation für ein Regattaverwaltungsprogramm durchgeführt, das die Meldedaten aus dieser Plattform übernehmen kann und später eine Erstanwenderschulung durchgeführt.
Zuletzt haben wir eine neue Website auf Basis WordPress erstellt und eine Facebook Fanpage angelegt.
Der Kunde
Als “Verein der Segelvereine am Dümmer” plant und organisiert die Wettfahrtgemeinschaft Dümmer e.V. die Regatta-Aktivitäten auf dem Dümmer und unterhält die Meldestelle für die ca. 35 Regatten im Jahr. Ausserdem tritt Sie nach aussen als Interessenvertretung der Segelvereine auf.
Die Vorgehensweise
Das Meldeverfahren in der Wettfahrtgemeinschaft in der Vergangenheit war kompliziert und fehlerbehaftet. In der Vergangenheit wurden Meldung per Online Formular, Fax und Brief entgegengenommen und dann per Hand von den Mitarbeitern der Meldestelle in ein veraltetes Regattaverwaltungsprogramm eingepflegt. Ausserdem konnten die Segler nur bedingt einsehen, welche anderen Teilnehmer schon gemeldet waren.
Auf unseren Vorschlag wurde der komplette Workflow und die Außendarstellung der Wettfahrtgemeinschaft optimiert.
Zielsetzung war ein komplett automatisierter Fluss der Daten aus dem Online-Meldeverfahren in die Regattaverwaltung und eine Darstellung der aktuellen Meldestände auf der neuen Website der Wettfahrgemeinschaft.
Dabei haben wir das Projektmanagement und die Durchführung aller Maßnahmen übernommen.
Projektmanagement und Softwareevalutation
Dazu wurden folgende Schritte von uns durchgeführt.
- Sichtung und Test der vorhandenen onlinebasierten Meldeplattformen.
- Auswahl der Online-Meldeplattform raceoffice.org und Absprachen mit dem Betreiber.
- Softwareevaluation der Regattaverwaltungsprogramme unter der Prämisse, das diese von raceoffice.org mit einem Datenexport unterstützt wurden.
- Vorstellung aller Programme vor einer Anwendergruppe aus den regattaveranstaltenden Vereine und gemeinsame Auswahl einer Softwarelösung.
- Installation des Regattaverwaltung-Programmes in der Meldestelle.
- Schulung der Mitarbeiter der Meldestelle und einiger Erstanwender in den Vereinen und Support in der Einführungsphase.
- Anlage aller Regatten in der Meldeplattform raceoffice.org
Die Website
Parallel wurde eine neue Website unter der URL www.wg-duemmer.de mit dem Online-Redaktionssystems WordPress entwickelt. Wordpress ist die weltweite Nr. 1 bei den OpenSource Redaktionssystemen. Dies und die breite Entwicklergemeinde sorgen für Zukunftssicherheit des Produktes und die zukünftige Unabhängigkeit des Kunden von uns als Dienstleister.
Auch hier setzten wir das moderne Template-Framework xTreme ein, das mit besonders konsequenter Ausrichtung auf Flexibilität in der Darstellung, Minimierung des Systemverbrauchs und der Suchmaschinen-Optimierung optimale Vorraussetzungen bietet. Daneben zeichnet sich die Website durch konsequenten Einsatz von HTML5, statt Flash und weiteren technischen Optimierungen aus.
In der Website wurde ein Eventmodul integriert, das die einzelnen Regatten nach Termin darstellt. In jeder Regatta-Detailseite, die die Ausschreibung und die wichtigsten Stammdaten enthielt wurde auf die Onlinemeldung in raceoffice.org verlinkt.
Ausserdem wurde nach Absprache mit dem Betreiber der Plattform ein Regattakalender aus raceoffice.org direkt in die Website eingebunden.
Social Media
Desweiteren wurde eine Facebook-Fanpage angelegt, die die wichtigsten Informationen für Facebook-Freunde, Suchmaschinen und die rechtlichen Erforderlichkeiten – wie einem Impressumstab enthält.
Regelmäßige Pflege
Im Rahmen eines Pflegevertrages werden zum einen alle Regatten in der Meldeplattform und auf der Website angelegt, aber auch die aktuellen Inhalte der Wettfahrtgemeinschaft auf der Website und der Facebook Fanpage eingepflegt und mit aktivem Content Marketing begleitet.
Der Erfolg
Die Besucherzahlen der Website konnte deutlich gesteigert werden und durch das vereinfacht Onlinemeldeverfahren und die Darstellung der Meldelisten und Ergebnisse ist es zu einer hohen Anwenderzufriedenheit bei den Regattateilnehmern gekommen.
Auf Seiten der Meldestelle sind die Arbeitsabläufe deutlich optimiert worden und ein kontinuierlicher Datenfluss ohne Medienbruch wurde durchgesetzt.
Und bei der Regattadurchführung hat die neue Regattaverwaltungssoftware bei den Anwendern eine hohe Aktzeptanz und führt zu optmierten Arbeitsabläufen.
